Electree Connect
CRM, integrace, automatizace, API, smlouvy
Interní systém postavený na míru v Tabidoo nahradil ruční práci s e-maily, Excely a papírovými procesy. Od prvního kontaktu s klientem po odeslání zásilky – v jedné platformě, s prvním funkčním řešením za 20 dní.
Odvětví
Interní sytém
Velikost společnosti:
20+
Rok realizace
2025
- 0
dní do prvního MVP
- 0+
zpracovaných formulářů
- 0
expedovaných zařízení
- 0+
automatických e-mailů
O klientovi
Electree Connect se specializuje na vývoj a prodej chytrého řízení fotovoltaických systémů. Jejich produkty pomáhají majitelům fotovoltaik efektivněji řídit tok energie. Jde o technicky specifické zařízení, pro každého klienta je potřeba připravit správnou konfiguraci na základě parametrů jeho instalace. S vedením firmy spolupracujeme přes 7 let na různých projektech, od webových prezentací po interní systémy pro startupy a firmy, ve kterých působili. Electree Connect byl jedním z nejkomplexnějších.
Cíl
Firma rostla a s ní i objem zakázek. Data o klientech žila v tabulkách, obchodní komunikace probíhala přes e-mail a technické dotazníky se vyhodnocovaly ručně, jeden pracovník na plný úvazek. Konfigurace odesílaných produktů byla náchylná k chybám, protože informace se přepisovaly z e-mailů do interních systémů.Cílem bylo vybudovat jednotný systém, který pokryje celý životní cyklus zakázky: od prvního kontaktu přes technické posouzení a přípravu smlouvy až po vyskladnění a odeslání správného balíčku. A to vše tak, aby systém rostl spolu s firmou, agilně, modul po modulu, bez měsíců čekání na první výsledek.
Realizace
CRM a správa kontaktů
Základem celého řešení se stal CRM modul v platformě Tabidoo. Firma získala jednotné místo pro správu klientů, firem a veškeré související komunikace. Žádné roztříštěné tabulky, žádné hledání v e-mailových vláknech, jeden zdroj pravdy pro celý tým.
Leady a obchodní případy
Na CRM jsme navázali strukturou pro správu leadů přicházejících z webu i dalších obchodních kanálů. Každý lead se automaticky eviduje a po kvalifikaci se z něj stává obchodní případ s vlastním pipeline a stavy. U firmy zaměřené na fotovoltaiku je každý obchodní případ specifický, obsahuje celou řadu navazujících tabulek a formulářů podle typu instalace a potřeb klienta.
Technické dotazníky
Klíčový modul celého systému. Pro každého klienta je potřeba posoudit technické podmínky a připravit správnou verzi zařízení. Dříve to znamenalo e-mail od klienta, ruční vyhodnocení, případné doplňující dotazy opět e-mailem a teprve pak zadání do systému. Jeden pracovník se tím zabýval na plný úvazek a přesto docházelo k chybám a zahlcení schránky. Navrhli jsme řešení s veřejným formulářem, který systém automaticky odešle klientovi po podpisu smlouvy. Klient vyplní technické údaje a přiloží fotografie své instalace. Data se okamžitě zpracují a zobrazí v systému. Pokud informace nejsou kompletní, pracovník má možnost sestavit sadu předpřipravených doplňujících otázek, které se klientovi odešlou automaticky. Odpovědi se opět zpracovávají bez ručního zásahu. Výsledek: přes 2 500 vyplněných formulářů zpracovaných automaticky. Každý z nich by dříve znamenal minimálně jeden e-mail, jeho vyhodnocení a ruční přepis do systému. Konzervativně odhadujeme úsporu 400‑600 hodin pracovního času, tedy zhruba 3‑4 měsíce čistého úvazku.
Smlouvy a automatické generování
Součástí systému je napojení na službu pro elektronický podpis. Po schválení obchodního případu se automaticky vygeneruje smlouva, odešle k podpisu a po jejím dokončení se stav aktualizuje zpět v systému. Celý proces od vytvoření po archivaci běží bez ručního zásahu.
Skladové hospodářství
Další modul pokrývá kompletní skladovou evidenci, od naskladnění zařízení z objednávek po vyskladnění na základě konkrétního obchodního případu. Systém hlídá dostupnost, přiřazuje správné položky k zásilkám a generuje podklady pro expedici.
Expedice a napojení na Packeta API
Odesílání zásilek má vlastní proces napojený na Packeta API. Systém automaticky generuje přepravní štítky a sestavuje reporty pro svoz zásilek, pracovník ve skladu nemusí nic zadávat ručně do externího systému. Celkem systémem prošlo 1 672 expedic a 2 691 vydaných zařízení. Ze systému bylo odesláno přes 16 000 automatických e-mailů, notifikace klientům, interní upozornění, výzvy k vyplnění formulářů a potvrzení o odeslání.
Jak jsme pracovali
První funkční verzi systému (MVP) jsme dodali během 20 dní od první schůzky. Všechny další moduly jsme nasazovali agilně za plného provozu, nebyl čas na měsíce analýzy a specifikací. Od klienta na schůzce přišel požadavek, co potřebují řešit, a na nás bylo vymyslet způsob, jak to implementovat. Náročným krokem bylo vždy najít řešení, které splnilo požadavky klienta, umožňovalo rychlý vývoj a zároveň šlo integrovat do platformy Tabidoo. To občas vyžadovalo komplexní automatizační sekvence, které na sebe navazují. Bylo potřeba také efektivně odchytávat chyby a nekonzistence dat, které přirozeně vznikaly s růstem systému, a průběžně provádět migrace. Díky platformě Tabidoo jsme byli schopni v menším týmu zajistit pro firmu komplexní služby a v krátkém časovém horizontu uvádět požadavky do produkčního řešení. Nešlo o prototypy, každý modul šel rovnou do ostrého provozu.
Po spuštění
Systém běží v produkci a je klíčovou součástí každodenního provozu firmy. Pokrývá celý obchodní a logistický proces od prvního kontaktu po doručení zásilky. Dashboardy v reálném čase dávají vedení přehled o stavu obchodních případů, úkolů a expedic. S firmou Electree Connect spolupracujeme dlouhodobě. Vážíme si toho, že se na nás po více než 7 letech stále obrací a mohli jsme s nimi realizovat řadu zajímavých projektů, od webových prezentací po komplexní interní systémy. Když je potřeba něco upravit nebo posunout dál, jsme k dispozici.
Použité technologie
Web
- Tabidoo
- Make
- Signi
- MailerSend